Cómo configurar políticas de aprobación multipaso

Esta función actualmente sólo está disponible en versión Beta. ¿Estás interesado en conocerla? Entonces, simplemente contacta con support@absence.io.

Con las políticas de aprobación multipaso en absence.io puedes definir procesos individuales: desde simples aprobaciones hasta flujos de trabajo sofisticados de varios pasos.

Esta función te permite asegurar que p.ej. las solicitudes de vacaciones serán aprobadas por las personas correctas. Será fácil definir un flujo de trabajo que dice: primero supervisor del departamento, luego RR.HH. y finalmente gerente general - y mucho más!

¿Dónde puedes definir las políticas de aprobación?

Los diferentes procesos de aprobación puedes definir, ver y editar en la pestaña "Ajustes" > "Gestión de ausencias" > "Políticas de aprobación".

Cómo crear una nueva política:

Haz clic en el botón "Nueva política" en el botón en la parte superior derecha.

Se abre una ventana en la que puedes

darle nombre a la política
decidir si un sustituto tiene que aprobar la solicitud antes de que se envíe a los aprobadores definidos (opcional)
definir un flujo de trabajo multipaso para el proceso de aprobación

Establecer una lógica de aprobación:

Cuando hagas clic en el botón „Añadir“, puedes escoger las siguientes opciones:

Responsable específico → una persona específica se dedica a la aprobación (p.ej. RR.HH., gerente general)
Responsable del usuario (según perfil de usuario) → el responsable que figura en el perfil del usuario (puede ser el responsable del departamento al mismo tiempo) aprueba
Responsable del departamento → el responsable asignado a un departamento aprueba

Es posible agregar varios pasos. Dependiendo de la secuencia, los pasos se numeran automáticamente. Si quieres cambiar algo en el orden de los pasos, simplemente puedes hacerlo arrastrando y soltando. La solicitud pasará sucesivamente por los aprobadores definidos, ofreciendo la posibilidad de dejar un comentario. Si son varios usuarios que quieres determinar para la aprobación de solicitudes, es posible agregar p.ej. 2 ó 3 responsables en uno de los pasos, y el responsable del paso anterior podrá escoger uno. En caso de que no se haya seleccionado un responsable determinado, eso pasará por azar.

Ejemplo:

Supervisor del departamento
RR.HH. (una persona)
Gerencia general (dos personas)

OJO: Si está activado "Se requiere aprobación de parte del / de los sustituto(s) seleccionado(s)", eso se considera como primer paso, antes de los pasos definidos en "Pasos" - aunque, no se denomina así.

Vista general de las políticas de aprobación multipaso creadas:

Una vez definidas todas las políticas requeridas, las encuentras en la vista general, dónde las podrás abrir, editar individualmente o borrar.

Asignar las políticas de aprobación multipaso:

Aunque hayas creado las políticas, todavía no están activas, porque hay que asignarlas a tipos de ausencia primero. La ventaja de este procedimiento es que dependiendo del tipo de ausencia, puedes involucrar tan solo uno o varios responsables para su aprobación. En caso de vacaciones p.ej. podrías escoger Responsable del departamento > RR.HH. o en caso de viajes de negocio p.ej. Responsable del departamento > Finanzas > Gerencia General.

Para asignar la política, acércate a "Ajustes" > "Gestión de ausencias" > "Tipos de ausencia"

Selecciona un tipo de ausencia, p.ej. Vacaciones
Activa la opción „Este tipo de ausencia necesita aprobación“
Escoge la política de aprobación requerida en „Política de aprobación“, haciendo clic en la flecha para el menú desplegable

Si no escoges ninguna política de aprobación, automáticamente se aplica el responsable del departamento o el responsable directo del empleado según su perfil de usuario.

Resultado:

Has creado una política de aprobación multipaso. Una vez asignada la política, las solicitudes de los respectivos tipos de ausencia automáticamente pasan por los niveles de aprobación definidos. Cada paso debe terminarse antes de que empiece el siguiente.