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Mit den mehrstufigen Genehmigungsregeln in absence.io kannst Du individuelle Freigabeprozesse für Abwesenheiten definieren – von einfachen Genehmigungen bis hin zu komplexen, mehrstufigen Workflows.
So stellst Du sicher, dass Anträge genau von den richtigen Personen geprüft werden. Du kannst beispielsweise definieren: Erst Abteilungsleitung → HR → dann Geschäftsführung und noch vieles mehr!
Wo kann ich die Genehmigungsregelungen aufsetzen?
Die gewünschten unterschiedlichen Genehmigungslogiken erstellst du erst in den globalen Einstellungen.
Gehe zu: Einstellungen → Abwesenheitsverwaltung → Genehmigungsregelungen. Hier kannst Du bestehende Regeln einsehen oder neue erstellen.
Neue Regelung erstellen:
Klicke oben rechts auf „Neue Regelung“.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du:
- einen Namen für die Regel vergeben kannst
optional festlegen kannst, ob ein Stellvertreter zuvor ebenfalls zustimmen muss
die einzelnen Schritte der Genehmigungslogik definieren kannst
Genehmigungslogik erstellen:
Sobald du auf „Hinzufügen“ klickst, kannst du unter folgenden Optionen wählen:
Spezifische Nutzer → konkrete Personen als Genehmiger (Beispielsweise HR, Geschäftsführer)
Genehmiger des Nutzers (Profil) → der im Profil hinterlegte Genehmiger (kann gleichzeitig auch der Abteilungsgenehmiger sein)
Genehmiger der Abteilung → Der in der Abteilung hinterlegte Genehmiger
Du kannst mehrere Schritte hinzufügen. Je nachdem in welcher Rheinfolge du die entsprechenden Optionen auswählst, werden diese automatisch nummeriert. Falls du noch was ändern möchtest, kannst du die Schritte per Drag and Drop ganze einfach umsortieren. Die Anfrage wird dann nacheinander durch die definierten Genehmiger mit der Möglichkeit eines Kommentars geleitet. Falls mehrere Nutzer die Anfrage bekommen sollen, kannst du auch in einem der Schritte bspw. 2 oder 3 Genehmiger zu Auswahl stellen. Aus diesen kann der Genehmiger davor wählen. Wird keiner ausgewählt, wird zufällig einer der hinterlegten Nutzer gewählt.
Als Beispiel:
Abteilungsleitung
HR (eine Person)
Geschäftsführung (zwei Personen)
BEACHTE: Wenn du den Toggle bei "Erfordert die Zustimmung des/der ausgewählten Stellvertreter(s)" aktiviert hast, kommt dieser Schritt den definierten Schritten im unteren Teil zuvor, wird allerdings nicht direkt als ein Schritt in diesem Bereich deklariert.
Übersicht der erstellen Regelungen:
Nachdem du die erstellten Regelung abgespeichert hast, siehst du in der Übersicht alle deine erstellten Regeln und kannst diese im Nachgang noch individuell bearbeiten oder löschen.
Genehmigungsregel zuweisen:
Jetzt wird es spannend! Deine erstellen Regeln sind an diesem Punkt noch nicht aktiv, da sie keinem Abwesenheitstypen zugeordnet sind. Der Vorteil an dieser Vorgehensweise ist, dass du die Möglichkeit bekommst pro Abwesenheitstyp mehr oder weniger Genehmiger zu hinterlegen wie bspw. für Urlaub: Abteilungsleiter → HR und bei Dienstreisen: Abteilungsleiter → Finance → Geschäftsführung.
Gehe zu: Einstellungen → Abwesenheitsverwaltung → Abwesenheitstypen
Wähle einen Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub)
Aktiviere die Option „Benötigt eine Genehmigung“
Wähle unter „Genehmigungsregelung“ Deine erstellte Regel aus
Falls du in diesem Drop Down Menü nichts auswählst, greift ganz normal der Genehmiger der Abteilung oder der direkte Genehmiger im Profil des Mitarbeiters.
Ergebnis:
Sehr gut! Du hast erfolgreich eine Mehrstufige Genehmigung erstellt. Sobald die Regel zugewiesen ist durchlaufen Abwesenheitsanträge der jeweiligen Abwesenheitstypen automatisch die definierten Genehmigungsstufen. Jede Stufe muss abgeschlossen werden, bevor die nächste beginnt.
Wenn du sehen möchtest wie dieser Prozess an einem Beispiel aussieht, findest du weitere Infos hier.
Viele Spaß bei unserer Lösung!
Dein Team von absence.io