Mit der Erinnerungsfunktion hast du die Möglichkeit, individuelle Erinnerungen zu erstellen, die innerhalb der Organisation versendet werden. Diese Erinnerungen werden per E-Mail sowie als Benachrichtigung innerhalb der der Reisekostenoberfläche versendet.
Neue Erinnerung aktivieren
Auf Organisationsebene findest du im Menü auf der linken Seite den Punkt „Einstellungen“ und anschließend „Erinnerungen“. Um eine neue Erinnerung zu erstellen, klicke auf „Erinnerung hinzufügen“.
Der von dir eingegebene Titel wird als Haupttitel der Erinnerung angezeigt.
Jetzt ist es an der Zeit festzulegen, welche Art von Erinnerung du versenden möchtest:
- Erinnerungstitel: Lege fest, welchen Titel deine Erinnerung tragen soll.
- Nachricht: Gib an, welche Nachricht du an die Benutzer senden möchtest.
Datum/Uhrzeit für den Versand der Erinnerung: Wähle das Datum und die Uhrzeit, zu der die Erinnerung versendet werden soll. - Wiederholen: Hier kannst du festlegen, ob und wie oft die Erinnerung wiederholt werden soll.
Zur Auswahl stehen: Nicht wiederholen, Täglich, Wöchentlich, Alle zwei Wochen und Monatlich. - Empfänger: Hier hast du drei Möglichkeiten, an wen innerhalb der Organisation die Erinnerung gesendet werden soll:
– Alle Benutzer in der Organisation
– Benutzer mit nicht eingereichten Berichten
– Genehmigende Personen mit offenen To-do-Positionen
Wenn du die Option wählst, die Erinnerung an alle Benutzer in der Organisation zu senden, wird sie an alle Personen verschickt, die als Benutzer in der Organisation hinzugefügt wurden. „Benutzer mit nicht eingereichten Berichten“ bedeutet, dass die Erinnerung an Benutzer geht, die Berichte im Entwurf haben, die bisher nicht eingereicht wurden. Beachte: Wurde ein Bericht bereits eingereicht und anschließend abgelehnt, wird in diesem Fall keine Erinnerung versendet. Die Option „Genehmigende Personen mit offenen To-dos“ bedeutet, dass die Erinnerung an Benutzer geht, die Berichte in ihrer Aufgabenliste zu bearbeiten haben, zum Beispiel zur Genehmigung.
Im obigen Beispiel möchten wir eine Erinnerung an die Genehmigenden senden, die am 31. jedes Monats um 12 Uhr versendet wird – mit einer Nachricht, ihre offenen Berichte anderer Benutzer zu genehmigen oder abzulehnen. Daher wählen wir hier die Option „Genehmigende Personen mit offenen To-do-Positionen“.
Erinnerung deaktivieren, löschen oder bearbeiten
Du kannst eine Erinnerung deaktivieren, indem du im Erinnerungsfenster oben links auf den „Ein/Aus“-Schalter klickst. Diese Funktion ist nützlich, wenn du dieselbe Erinnerung später wieder aktivieren möchtest. Um Änderungen an einer bereits bestehenden Erinnerung vorzunehmen, klicke unten rechts auf „Bearbeiten“. Wenn du die gesamte Erinnerung löschen möchtest, klicke links neben der „Bearbeiten“-Schaltfläche auf „Löschen“.
Wie erhält der Nutzer die Erinnerung?
Wenn der Nutzer E-Mails von der Plattform aktiviert hat (diese Einstellung findet sich im Privaten Modus unter den Persönlichen Einstellungen), erhält er die Erinnerung per E-Mail. Außerdem bekommt der Nutzer eine Nachricht im Bereich „Benachrichtigungen“ im Privaten Modus der Plattform.
Viel Spaß mit unserer Lösung!
Dein Team von absence.io