El módulo "Gestión de gastos y viáticos" de absence.io te ofrece varias opciones para crear procesos de aprobación individuales – tal como lo exige tu empresa. En este artículo te mostramos las configuraciones básicas para aprobaciones y te ofrecemos instrucciones para casos típicos. Antes de empezar con los ajustes, asegura que esté activada la función de aprobación:
Para ello, acércate a Marketplace (vista de administrador) y activa la opción "Policy and Approval" (políticas y aprobaciones).
👀 Política y aprobación - resumen
Vamos a echar una mirada a la página estándar de las configuraciones para la aprobación. Aquí es dónde encuentras tres secciones en que puedes definir tu proceso de aprobación:
1️⃣ Ajustes de aprobaciones
2️⃣ Estructura de aprobaciones
3️⃣ Aprobadores temporales
1️⃣ Ajustes de aprobaciones
Número requerido de aprobadores autorizados
En muchos casos es suficiente con una sola aprobación. No obstante, en algunas empresas son varias personas que están involucradas en el proceso de aprobación.
Ejemplo:
Suponemos que un empleado trabaja en ventas. En primer lugar, el gerente de ventas autoriza sus gastos. Y luego, el director de empresa (CEO) da la aprobación final.
👉 En este caso, existen 2 niveles de aprobación con 2 diferentes personas.
En absence.io es posible crear hasta 3 niveles de aprobación.
Incluir aprobadores no autorizados
Si está activada esta opción, todas las personas, que están involucradas en la cadena de aprobación, reciben una notificación – incluso si no están autorizados a aprobar el importe.
Ejemplo:
Un empleado envía un reporte de gastos por valor de EUR 250,-. El primer aprobador está autorizado a aprobar importes limitados a EUR 200,-. Pese a eso, recibe la solicitud de aprobación.
Con opción activada:
El aprobador #1 recibe la solicitud y la aprueba. Luego, el reporte es enviado al aprobador #2 que no tiene limitación y por eso puede autorizar el gasto finalmente.Sin opción activada:
El reporte será enviado directamente al aprobador #2 – sin que el aprobador #1 esté informado.
Aprobadores estándar
El aprobador estándar cumple con dos objetivos importantes:
Es una persona central para realizar aprobaciones
→ Si hay solamente una persona que debe autorizar todos los gastos, la puedes inscribir directamente aquí (→ ver instrucciones paso a paso).Persona alternativa si falta un aprobador
→ En caso de que no esté asignado un aprobador determinado a un empleado (p.ej. debido a que ha sido cambiado o borrado), el reporte de gastos se envía automáticamente al aprobador estándar.
Ejemplo:
Un usuario era aprobador de un departamento, pero ha sido eliminado, sin que se haya determinado otro aprobador. En esta situación, absence.io reconoce que no hay aprobador vigente y envía el reporte automáticamente al aprobador estándar.
2️⃣ Estructura de aprobación
Por regla general, se refiere a los departamentos, p.ej. el departamento de contabilidad o ventas. Cada usuario puede ser asignado a un departamento. También es posible usar una dimensión como base de la estructura de aprobaciones. Algunas empresas usan centros de costo como base para autorizaciones, en vez de departamentos. En este caso, los gastos son aprobados según el centro de costo seleccionado por el usuario. Es posible combinar la estructura de organización con la dimensión. En este artículo puedes leer cómo y dónde definir una estructura de organización.
Ejemplo:
Cada empleado pertenece a un departamento, y a la vez, la empresa trabaja en muchos proyectos. En este caso, se puede crear una dimensión llamándose "Proyectos". Los usuarios pueden elegir el proyecto apropiado de una lista de proyectos en curso. Cada proyecto cuenta con su proprio aprobador.
Si no se seleccionó un proyecto (es decir, el campo queda vacío), la autorización se realizará por el aprobador del departamento correspondiente.
3️⃣ Aprobadores temporales
Si un aprobador está de vacaciones o está ausente por el motivo que sea, un aprobador temporal puede tomar su rol y aprobar los gastos.
En el menú desplegable, puedes seleccionar
No: Un aprobador no puede añadir un aprobador temporal.
Solo de aprobadores con el mismo límite de aprobación o superior: Aprobadores con límite de aprobación igual o superior pueden seleccionar otro aprobador con un límite de aprobación igual o superior.
Sí, de todos los empleados: El aprobador puede escoger cualquier persona de la empresa como aprobador temporal.