Was muss ich beachten, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im selben Jahr wieder bei uns im Unternehmen einsteigt?

Kommt jemand nach einer Unterbrechung im selben Jahr zurück ins Unternehmen, musst du kein neues Profil anlegen. Mit folgenden Einstellungen im bestehenden Profil stellst du sicher, dass der Urlaubsanspruch korrekt berechnet wird:

1. Vertragsbeginn und -ende prüfen

Öffne das Profil der Person und prüfe unter Basisdaten die Angaben zum Vertrag:

Behalte als Vertragsbeginn das ursprüngliche Eintrittsdatum bei.
Stelle sicher, dass kein Vertragsende eingetragen ist, da die Person ja zurückkehrt.

2. Kontingent anpassen

Für die Zeit der Unterbrechung soll kein Urlaubsanspruch entstehen. Das bildest du so ab:

Füge für den Zeitraum der Unterbrechung eine Regelung mit 0 Tagen hinzu, beginnend mit dem Tag, ab dem die Beschäftigung pausiert hat (z. B. 01.05.).
Weise der Person ab dem Wiedereintritt (z. B. 19.10.) wieder ihre reguläre jährliche Regelung zu.

Klicke dafür jeweils auf Neue Regelung und gib das passende Aktivierungsdatum an. absence.io berechnet den Urlaubsanspruch dann automatisch neu, passend zur aktiven Beschäftigungszeit in deinem Unternehmen.

Lege die 0-Tage-Regelung und die neue reguläre Regelung bitte als zwei neue Regelungen an und überschreibe keine bestehende. Nur so bleiben die historischen Regelungen gespeichert.

3. Weitere Anpassungen

Musst du zwischendurch noch etwas korrigieren, z. B. wegen Resturlaub oder einer Tätigkeit in der Zwischenzeit, kannst du dafür eine individuelle Anpassung erstellen. Wie Kontingente und Regelungen grundsätzlich funktionieren, erfährst du hier.

4. Zeiterfassung: Unterbrechung dokumentieren und Stundensaldo ab dem Wiedereintritt berechnen

Nutzt ihr das Modul Zeiterfassung, solltest du auch hier die Unterbrechung abbilden. Sonst werden für diese Zeit weiterhin Sollstunden angesetzt und die Person rutscht ins Minus.

Arbeitsplan mit 0 Stunden: Lege für den Zeitraum der Unterbrechung (z. B. ab 01.05.) einen neuen Arbeitsplan mit 0 Stunden an. So ist die Unterbrechung im Profil sauber dokumentiert. Zum Wiedereintritt (z. B. 19.10.) erhält die Person dann ihren neuen regulären Arbeitsplan. Füge die Arbeitspläne dafür bitte als neue Zuweisungen hinzu und überschreibe keinen bestehenden. Wird ein bestehender Plan überschrieben, wirkt sich das auch auf die Vergangenheit aus, und die Stundensalden können sich entsprechend verändern. Wie du einen neuen Arbeitsplan hinzufügst, erfährst du hier.
Anfangsdatum der Zeiterfassung: Setze im Profil unter Basisdaten (ganz unten) das Anfangsdatum der Zeiterfassung auf das Wiedereintrittsdatum (z. B. 19.10.). Das Stundensaldo wird dann erst ab diesem Datum berechnet. Alle bisherigen Zeiteinträge bleiben dabei erhalten.

Viel Spaß mit unserer Lösung!
Dein Team von absence.io