Projektmanagement: Kunden und Projekte anlegen

Mit dem Projektmanagement legst du in absence.io Kunden und Projekte an und verbindest sie mit deiner Zeiterfassung. Du findest den Bereich unter Einstellungen > Projektmanagement. Dort gibt es die beiden Unterpunkte Kunden und Projekte.

Das Projektmanagement ist nur mit dem Modul Zeiterfassung verfügbar.

Schritt 1: Kunden anlegen

Jedes Projekt gehört zu einem Kunden, deshalb legst du zuerst deine Kunden an. Öffne dazu Projektmanagement > Kunden. Hier siehst du alle angelegten Kunden mit Name und E-Mail-Adresse und kannst sie über die Suche finden. Mit Erstellen (oben rechts) legst du einen neuen Kunden an.

Hier kannst du dann folgende Angaben hinterlegen:

Status (Pflichtfeld)
Externe ID
Kontaktperson, E-Mail und Telefon
Adresse, Adresse 2, Stadt, Postleitzahl und Land
USt-IdNr
Anmerkungen

Schritt 2: Projekt erstellen

Wechsle nun zu Projektmanagement > Projekte und klicke auf Erstellen.

Im Formular findest du diese Felder:

Name (Pflichtfeld)
Archiviert: Hiermit archivierst du ein Projekt, wenn dieses abgeschlossen ist
Status (Pflichtfeld)
Externe ID und Beschreibung
Manager: Wähle die verantwortliche Person aus.
Kunde (Pflichtfeld): Wähle einen deiner angelegten Kunden aus.
Stundensatz
Aufwand: Der geplante Aufwand im Format hh:mm
Start und Ende
Labels: Wähle die Labels, mit denen die Zeit auf dieses Projekt gebucht wird. Du kannst hier auch direkt neue Labels erstellen, falls diese noch nicht angelegt sind.
Wer wird daran arbeiten? (Pflichtfeld): Wähle die beteiligten Mitarbeitenden aus.

Mit Speichern legst du das Projekt an.

Schritt 3: Zeit auf das Projekt buchen

Deine Mitarbeitenden verwenden die Labels des Projekts einfach in ihren Zeiteinträgen. Die Zeit landet dann automatisch im richtigen Projekt. Nur Personen, die dem Projekt zugewiesen sind, können dessen Labels nutzen, und das auch nur, solange das Projekt den Status Aktiv hat. Mehr zum Arbeiten mit Labels erfährst du hier.

Schritt 4: Projekte im Überblick behalten

In der Projektübersicht siehst du alle Projekte als Karten. Jede Karte zeigt dir:

den Namen und eine kurze Beschreibung
den Status (z. B. “Aktiv”)
das Fälligkeitsdatum und den geplanten Aufwand
die beteiligten Mitarbeitenden
den Fortschritt in Prozent

Über das Suchfeld und den Status-Filter findest du schnell das gewünschte Projekt. Mit dem Häkchen bei Archivierte ausblenden blendest du archivierte Projekte aus.

Viel Spaß mit unserer Lösung!
Dein absence.io Team