Alles rund um Urlaubstage bei Eintritt, Austritt und Rückkehr von Mitarbeitenden

Wenn Mitarbeitende im laufenden Jahr ins Unternehmen kommen oder es verlassen, berechnet absence.io den Urlaubsanspruch automatisch anteilig. Voraussetzung ist, dass im Profil der Vertragsbeginn bzw. das Vertragsende hinterlegt ist. Die folgenden Schritte können Nutzer mit der Rolle Inhaber, Admin oder Personalwesen durchführen.

Neue Mitarbeitende im laufenden Jahr

Öffne das Profil und trage unter Basisdaten den Vertragsbeginn ein.
Weise im Reiter Kontingente die passende Kontingentregel zu.
absence.io berechnet den Urlaubsanspruch ab dem Vertragsbeginn automatisch anteilig.

Da das System genau rechnet, können Nachkommastellen entstehen (z. B. 17,83 Tage). Was das bedeutet, erfährst du hier. Einzelne Tage kannst du jederzeit über Neue Anpassung im Reiter Kontingente hinzufügen oder abziehen.

Änderung im laufenden Jahr (z. B. von 5 auf 3 Tage pro Woche)

Lege eine passende Kontingentregel an und füge sie im Profil mit dem gewünschten Aktivierungsdatum hinzu. Die bisherige Regel bleibt bestehen, und absence.io berechnet den Anspruch für beide Zeiträume anteilig. Mehr Infos zu Teilzeit findest du hier.

Mitarbeitende verlassen das Unternehmen

Trage unter Basisdaten das Vertragsende ein. Der Urlaubsanspruch wird dann bis zu diesem Datum anteilig berechnet.
Prüfe den Resturlaub und exportiere bei Bedarf die Reports, z. B. für die Lohnabrechnung.
Deaktiviere den Nutzer. Wie das geht und wann du ihn löschen kannst, erfährst du hier.

Verlässt eine Person mit der Rolle Inhaber das Unternehmen, übertrage die Inhaberrolle vorher auf eine andere Person. Wie das geht, erfährst du hier.

Mitarbeitende kommen zurück

Kommt jemand im selben Jahr zurück, musst du kein neues Profil anlegen. Alle Schritte dazu findest du hier.

Gut zu wissen

absence.io berechnet den anteiligen Anspruch rein mathematisch. Gesetzliche oder vertragliche Sonderregeln, in Deutschland z. B. aus dem Bundesurlaubsgesetz, werden nicht automatisch angewendet. Prüfe den genauen Anspruch im Zweifel mit eurer Personalabteilung oder Lohnabrechnung und korrigiere ihn über eine individuelle Anpassung.
Ist der Urlaubsanspruch plötzlich zu niedrig? Prüfe in den Basisdaten, ob versehentlich ein Vertragsende eingetragen ist, und ob Arbeitsplan und Kontingentregel stimmen.

Viel Spaß mit unserer Lösung!
Dein absence.io Team