Wie bilde ich Minijobber und Beschäftigte, die nach Stunden bezahlt werden, in absence.io ab?

In absence.io hat jede Person einen Arbeitsplan, und der basiert auf einer Woche. Bei Minijobbern oder Aushilfen werden die Stunden dagegen oft pro Monat oder ganz flexibel vereinbart und abgerechnet, und die Person kommt an unterschiedlichen Tagen rein. Das lässt sich nicht eins zu eins in einen wöchentlichen Plan übertragen, deshalb gibt es hier keine Standardeinstellung. Je nach Vertragsmodell kannst du es aber über einen Workaroung abbilden.

Welches Modell passt zu wem?

Modell 1: Arbeit nach Stunden, ganz flexibel

Aktiviere im Profil bei Arbeitspläne nur die Tage, an denen die Person kommen könnte (z. B. Mo bis Fr), und trage 0 Stunden wöchentlich ein. Das Soll ist damit 0 Stunden pro Woche. Alle Stunden, die die Person in der Zeiterfassung stempelt, erscheinen direkt als Überstunden.

Die gearbeiteten Stunden pro Monat kannst du so auswerteFlen:

• Stundenausgleich: Lass dir am Monatsende die Überstunden des Monats anzeigen (das sind die gearbeiteten Stunden) und zahle sie aus. Der Monat startet danach wieder bei 0. Mehr dazu findest du hier. 
• Reports: Wenn du sie nicht die Stunden manuell aus dem System nehmen möchtest jeden Monat, kannst du die Stunden auch einfach über die Reports einsehen. Für eine bessere Übersicht kann der Mitarbeiter das Startdatum des Filters beim "Stundensaldo" jeweils auf den Monatsanfang setzen. So siehst du/der User pro Monat, wie viele Stunden gearbeitet wurden ohne die vorherigen Stunden. 

Modell 2: Feste Stundenzahl pro Woche

Hinterlege die Wochenstunden im Arbeitsplan, zum Beispiel 16 Stunden. Dafür hast du zwei Möglichkeiten:

• Feste Tage: zum Beispiel zwei Tage mit je 8 Stunden.
• Flexible Tage pro Woche: die Stunden können auch auf 5 Tage verteilt werden. Bei 16 Stunden pro Woche sind das zum Beispiel 3 Stunden 12 Minuten pro Tag. Bleibt die Person an einem Tag länger und geht an einem anderen früher, gleicht es sich innerhalb der Woche aus.

Worauf du achten solltest

Urlaub und Krankheit

• Stunden auf 5 Tage verteilt: Bei 16 Stunden pro Woche werden zum Beispiel nicht 8 Stunden gutgeschrieben, sondern 3 Stunden 12 Minuten. Sollen 8 Stunden gutgeschrieben werden, füge für diese Woche einen neuen Arbeitsplan hinzu (das ist auch für die Vergangenheit möglich). Ein neuer Arbeitsplan läuft ab seinem Gültig ab immer weiter. Hinterlege den bisherigen Arbeitsplan deshalb nach dieser Woche wieder neu.
• Zwei feste Tage mit je 8 Stunden: Ist die Person zum Beispiel Mo und Di weg, passt es, die hinterlegten Tage Di und Mi als Urlaub zu markieren. Möchtest du die tatsächlichen Tage abbilden, füge für diese Woche auch einen passenden Arbeitsplan hinzu und hinterlege danach den bisherigen wieder neu.

Feiertage, Urlaub, Krankheit bei Modell 1:

Ein Urlaubskontingent kannst du wie gewohnt hinterlegen. Urlaub kann an den im Arbeitsplan aktivierten Tagen (z. B. Mo bis Fr) beantragt werden und wird vom Kontingent abgezogen.

Stundentechnisch werden diese Tage allerdings genullt, das heißt kein Arbeitstag und keine Minusstunden. Sie werden weder mit 8 Stunden hinterlegt noch automatisch als Überstunden angerechnet. Zieh deshalb zusätzlich den Report Abwesenheitstage und rechne diese Tage manuell mit, wenn sie bezahlt werden sollen.

Viel Spaß mit unserer Lösung!
Dein absence.io Team