Wenn Mitarbeitende in Mutterschutz oder Elternzeit gehen, sollten diese Phasen im System sauber abgebildet werden – sowohl als Abwesenheitstyp als auch im Urlaubskontingent und Arbeitsplan. So bleibt alles übersichtlich und korrekt dokumentiert.
1️⃣ Abwesenheitstypen für Mutterschutz & Elternzeit
Lege unter Einstellungen → Abwesenheitstypen → Abwesenheitstyp erstellen passende Typen an:
Mutterschutz oder Elternzeit (getrennt oder in einem Möglich)
Empfohlene Einstellungen (Toggles)
2️⃣ Urlaubskontingent während der Elternzeit
Du hast zwei Möglichkeiten, wie du das Urlaubskontingent handhaben kannst:
Option 1: Bestehendes Kontingent weiterlaufen lassen
Lass das aktuelle Urlaubskontingent bestehen, während die Person in Elternzeit ist.
►Nach Rückkehr erstellst Du ein neues Kontingent basierend auf dem neuen Arbeitszeitmodell und teilst es der Person zu. Das Kontingent für den Zeitraum der Elternzeit wird bei Änderungsbedarf manuell angepasst unter Profil → Urlaubskontingent → Individuelle Anpassungen, je nach tatsächlichem Anspruch während der Elternzeit.
Beispiel:
Bei 0 Tagen Anspruch während der Elternzeit werden bspw. 30 Tage einmalig abgezogen (bei vorherigem Kontingent von 30 Tagen).
Option 2: Neues Kontingent mit 0 Tagen für den Zeitraum der Elternzeit
Erstelle für den Zeitraum der Elternzeit ein separates Kontingent mit 0 Urlaubstagen und teile es der Person für diesen Zeitraum zu. Unter den globalen Einstellungen - Kontingente - Urlaub. Du kannst die Zuteilung entweder direkt beim ersten Anlegen vornehmen oder später ganz einfach im Benutzerprofil nachholen – beides ist möglich (siehe Screenshot).
►Nach Rückkehr erstellst Du ein neues Kontingent basierend auf dem neuen Arbeitszeitmodell.
3️⃣ Arbeitsplan während der Elternzeit
Auch beim Arbeitsplan gibt es zwei Varianten:
Option 1: Bestehenden Arbeitsplan behalten
Lass den alten Arbeitsplan bestehen und erstelle einen neuen, sobald klar ist, wie die Person nach der Rückkehr arbeiten wird.
Option 2: Arbeitsplan mit 0 Stunden für den Elternzeitraum
Für eine saubere dokumentierte Abbildung kannst Du zusätzlich im Zeitraum der Elternzeit einen individuellen Arbeitsplan mit 0 Stunden anlegen. Technisch ist das allerdings nicht notwenig und dient nur zur Dokumentation.
►Beim Wiedereinstieg einfach einen neuen Arbeitsplan mit den aktualisierten Zeiten hinterlegen.
4️⃣ Nutzer auf "inaktiv" setzen
Wenn Du möchtest, kannst Du die betroffene Person für die Dauer der Abwesenheit auch auf "inaktiv" setzen.
Keine Sorge: Alle bisherigen Daten, Kontingente und Einstellungen bleiben erhalten – der Zugriff ist nur temporär eingeschränkt. Sobald die Person zurückkehrt, kannst Du den Status jederzeit wieder auf „aktiv“ setzen.
✅ Zusammenfassung:
Mit den richtigen Abwesenheitstypen, Kontingenten und Arbeitszeitregelungen lässt sich die Elternzeit in absence.io präzise und nachvollziehbar abbilden – von der Pause bis zur Rückkehr.
Viel Spaß mit unserer Lösung!
Dein Team von absence.io
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